12 Geheimen van efficiënt vergaderen

Helemaal klaar waren ze er mee bij Centraal Beheer Achmea. Het was in 2013 dat er een verbod kwam op vergaderen. Een hele week lang. Volgens toenmalig directievoorzitter Rob Becker waren ze te afhankelijk geworden van vergaderen (BNR radio).

Vergaderverbod

Doel van het vergaderverbod is bewustwording. Zichzelf én medewerkers laten zien dat al dat vergaderen ten koste gaat van snel informeel overleg. Waarmee juist heel veel te bereiken is, aldus de directievoorzitter.

‘Principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen.’ Daarom is hij komende week zoveel mogelijk aanwezig. 

Efficiënt vergaderen

In plaats van een vergaderverbod had de directie ook kunnen kiezen voor meer efficiënt overleg.

1. Vergader niet om het vergaderen
2. Wees duidelijk over het doel van de onderwerpen op de agenda
   Afstemmen, brainstorm of besluitvorming; overdracht van informatie kan vooraf.
3. Bepaal vooraf hoeveel tijd er voor een onderwerp nodig is
   Houd je aan die planning, gebruik daarvoor een duidelijk zichtbare klok. Of – en dat kwam ik tegen in een Belgisch rapport –  een vergadercoach, die de tijd bijhoudt.
4. Alleen de sleutelfiguren uitnodigen, zo beperk je het aantal deelnemers
   Wees duidelijkheid over de rol van de aanwezigen en wat van hen verwacht wordt
5. Begin met het belangrijkste punt
   Geef per onderdeel het doel en de beschikbare tijd aan.
6. Begin op tijd en stop op afgesproken tijd
   Wacht niet op laatkomers, ongeacht de persoon. Dat is duidelijk en je voorkomt irritaties bij de mensen die wel op tijd zijn. En de eindtijd blijft haalbaar.
7. Maak in plaats van een verslag een besluiten- en actielijst
   Met vermelding wie, wat, wanneer doet.
8. Stuur de besluiten en de acties de volgende dag rond
   Dan blijft iedereen betrokken.
9. Beperk de duur van een overleg tot een uur
   Daarna gaat aandacht verloren.
10. Haal de bezem door vergaderrituelen
    Tip 1 in de Vergaderwijzer
11. Voorkom afleiding
    Zet geen koek of snoep op tafel en alle telefoons uit.
12. Overleg actief
    Zo kort als mogelijk en met zo min mogelijk mensen.
    Vergader staand, volgens TNO werkt dat heel goed.
    Of doe het schommelend 😉

foto: rawpixel.com via Pexels